¿Su empresa invierte en el departamento de personal?

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El sector Departamento de Personal es uno de los principales responsables del cumplimiento de las obligaciones accesorias de una empresa, además de la relación financiera entre el empleador y sus empleados. El DP es uno de los principales sectores responsables del funcionamiento de una empresa, se ocupa de los deberes legales del empleador, además de ser parte de la relación con los empleados, es responsable de los procesos burocráticos y las relaciones laborales del empleador.

Por tanto, este es el sector que debe mantener en orden las responsabilidades fiscales y legislativas de la organización, ya se refieran a sus empleados u organismos como el Ministerio de Trabajo, INSS, entre otros. Con ello, los profesionales del Departamento de Personal deben conocer las principales normas impuestas por la CLT, posibles convenios colectivos y contratos celebrados con la plantilla, velando por que la empresa esté cumpliendo debidamente las leyes laborales.

La estructura del departamento de personal

En 1943 se aprobó el CLT, que sigue vigente hasta el día de hoy. Desde entonces, el Departamento de Personal ha adquirido una gran importancia en las empresas.

Para facilitar la gestión, el sector se dividió en tres subsistemas, cada uno responsable de diferentes actividades. Explicaremos un poco sobre cada uno de ellos a continuación.

Admisión de nuevos empleados

Este rol del PD acaba teniendo una relación con el sector de Recursos Humanos. Después de todo, el proceso de contratación y selección es responsabilidad de R.H.

Entre las actividades del Departamento de Personal en la contratación de empleados, se encuentra la recolección de los documentos necesarios, el registro en las agencias laborales, la preparación y validación del contrato de trabajo y la firma de un permiso de trabajo.

Compensación del personal

El sector de compensación de personal es responsable de cuidar todo el proceso de control de asistencia, pago de salarios y beneficios, así como pago de honorarios, impuestos y contribuciones. Desde la integración de los empleados a la empresa, se parte de controlar el flujo de trabajo, preparar la nómina, controlar los beneficios y terminar con los cálculos de impuestos.

Como ocurre con el proceso de admisión, el despido de empleados también es una de las funciones del departamento de personal. El sector se encarga de redactar todos los documentos, archivar información y calcular el convenio laboral. Es fundamental que el DP siga todas las instrucciones indicadas por el CLT para cada tipo de despido.

De esta forma, el empleador no tiene que preocuparse por posibles juicios laborales, que pueden ser el resultado de errores en esta etapa.

¿Cuáles son las principales funciones del Departamento de Personal?

1. Cumplimiento de las leyes laborales

El PD es un sector de suma importancia para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral. En otras palabras, es responsable de verificar si los empleadores están siguiendo la legislación de manera adecuada y organizada.

Esto es beneficioso para toda la empresa, ya que evita gastos innecesarios con multas y juicios laborales derivados del incumplimiento de la normativa.

Además, al ser realizados por personal especializado, los procesos del sector acaban siendo más ágiles y correctos.

2. Documentación profesional

Una vez que un candidato es aprobado para unirse a una nueva empresa, firma un contrato, ¿verdad? Bueno, el DP se encarga de preparar todos los contratos laborales. Vea algunos ejemplos:

Autónomo: persona física que realiza actividades profesionales sin relación laboral;

Empleado: contrato tipo CLT, caracterizado por una persona natural contratada para prestar servicios a una persona jurídica, previo pago de salario y de forma no intermitente;

Temporal: contratación de un empleado de una tercera empresa, por un período predeterminado y sin relación laboral;

Becario: contratación con el objetivo de complementar la formación académica a través de la actividad laboral supervisada.

Cada tipo de contrato tiene sus especificidades y particularidades, por lo que la función del DP es simplificar todos los procesos, haciéndolos fluidos y rápidos.

3. Archivo de documentos

Como responsable del lado burocrático, el sector de DP debe mantener un archivo actualizado de todos los documentos importantes para la empresa.

Es fundamental que los certificados médicos, documentos fiscales y otros archivos estén siempre seguros, asegurando que el empleador esté siempre actualizado con la legislación laboral.

4. Control de tiempos y horas de trabajo

Otra tarea importante del departamento de personal es la gestión de las horas de trabajo de sus empleados. Desde la implantación de horarios libres hasta el control del absentismo, es fundamental que los responsables de este sector estén al tanto del registro de tiempos de la plantilla.

El sector de DP también es responsable de administrar el sistema de puntos adoptado, verificar la necesidad de dar de alta a nuevos empleados, evaluar registros y generar informes de tiempos.

5. Nómina

Esta es quizás la función más conocida del Departamento de Personal. Con toda la información recopilada durante el mes, es responsabilidad del sector completar la nómina y las nóminas de los empleados.

Por tanto, el DP debe ser consciente del control de horas y posibles ganancias y descuentos, además de seguir el calendario correcto adoptado por la empresa, para poder programar el pago de los empleados.

6. Gestión de beneficios

Inmediatamente después de contratar empleados, el Departamento de Personal debe prestar atención a poner a disposición y administrar los beneficios que se les otorgan.

Entre estos beneficios pueden estar:

• vales de transporte;
• vales de comida / comida;
• valle de la cultura;
• seguro médico / dental;
• asistencia para el cuidado de niños;
• beca de estudios;
• GymPass, etc.

El sector debe encargarse de recopilar la documentación necesaria y gestionarla correctamente para que los empleados puedan utilizarla sin problemas.

7. Control de permisos y vacaciones

Las vacaciones y bajas acaban reduciendo la plantilla disponible en la empresa y, por ello, es importante que se gestionen de la mejor forma.

Por lo tanto, es importante que los empleados de DP comprendan claramente cómo pueden crear un programa de vacaciones para la fuerza laboral, además de evaluar la necesidad de nuevas contrataciones, incluso temporales, en caso de licencia prolongada.

Como puedes imaginar, el sector también se encarga de crear y validar toda la documentación necesaria para cumplir con la normativa laboral que conlleva estas ausencias.

8. Impuestos, tasas y contribuciones

Para mantenerse dentro de las reglas laborales, un empleador debe mantener actualizados todos los impuestos y contribuciones.

Ya sean los de carácter fiscal, o los que conciernen a los empleados, es fundamental que todas las pautas y pagos se realicen sin demora.

Entre los impuestos y tarifas de responsabilidad de DP se encuentran:

• INSS;
• FGTS;
• CAGED;
• RAIS;
• DIRF.

Además, es importante que la industria también comprenda cuáles de estas tarifas se deducen de la nómina de los empleados y cuáles son responsabilidad del empleador.

¿Qué son los indicadores del sector personal?

Como hemos visto, el DP tiene acceso a documentos y datos de todos en la empresa, incluida información importante para que los gerentes monitoreen los equipos.

Las empresas que comprenden los datos y monitorean sus números pueden identificar áreas de mejora y crecer de manera saludable.

Por eso, al igual que otros sectores, el DP también tiene sus propias métricas.

A continuación se muestran algunos de los indicadores más importantes.

1. Absentismo

Las ausencias excesivas suelen ser un signo de insatisfacción, falta de motivación o incluso problemas de salud graves. Es por eso que estos signos deben ser monitoreados de cerca por RR.HH. e investigados por el DP.

Mirando los números, es posible determinar cuántos certificados médicos se entregaron, así como las ausencias injustificadas.

Estos indicadores también sirven como datos para la evaluación del desempeño.

2. Turnover

La rotación es el cálculo del porcentaje de rotación de empleados en la empresa. Se calcula en función del número de rescisiones firmadas en un período de tiempo determinado.

Conocer y controlar la rotación ayuda a la empresa a ofrecer condiciones laborales más favorables, para retener cada vez más el talento.

Además, mejora el proceso de selección, ya que identifica el perfil más adecuado para cubrir un puesto determinado.

3. Accidentes de trabajo

A través de la Comunicación de Accidentes (CAT), el DP es capaz de verificar las ocurrencias y actuar de manera enfocada a la prevención.

La generación de este documento también es importante para detectar si existe algún tipo de falla o negligencia por parte de la empresa que esté facilitando la ocurrencia de accidentes, o si existe una falta de capacitación adecuada para los profesionales.

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Fonte: Blog Tangerino