Sua Empresa Investe no Departamento Pessoal?

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O setor de Departamento Pessoal é um dos principais responsáveis pela entrega das obrigações acessórias de uma empresa, além da relação financeira entre o empregador e seus funcionários.

O DP é um dos principais setores responsáveis pelo funcionamento de uma empresa, ele cuida dos encargos legais do empregador, além de parte da relação com os funcionários, é responsável pelos processos burocráticos e as relações trabalhistas do empregador.

Sendo assim, esse é o setor que deve manter em ordem as responsabilidades fiscais e legislativas da organização, seja quando se referem aos seus funcionários ou órgãos como o Ministério do Trabalho, INSS, e outros. Com isso, os profissionais do Departamento Pessoal devem estar atentos às principais regras impostas pela CLT, possíveis acordos coletivos e aos contratos celebrado com o quadro de colaboradores, assegurando que as leis trabalhistas estão sendo devidamente seguidas pela empresa.

A Estrutura do Departamento Pessoal

Em 1943, foi aprovada a CLT, que segue em vigor até os dias atuais. Desde então, o Departamento Pessoal passou a ter grande importância nas empresas. Para facilitar a gestão, o setor foi dividido em três subsistemas, cada um responsável por distintas atividades. Vamos explicar um pouco sobre cada um deles a seguir.

Admissão de novos funcionários
Essa função do DP acaba por ter relação com o setor de Recursos Humanos. Afinal, o processo de recrutamento e seleção é de responsabilidade do RH. Entre as atividades do Departamento Pessoal na admissão de funcionários, está o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho e a assinatura de carteira de trabalho.

Compensação de pessoal
O setor de compensação de pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de controle de frequência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições. A partir da integração dos empregados na empresa, tem início no controle do fluxo de frequência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controle de benefícios e finaliza em cálculos de tributos.

Demissão
Assim como o processo de admissão, o desligamento de colaboradores também é uma das funções do departamento pessoal. O setor é responsável por redigir todos os documentos, arquivar as informações e calcular o acerto trabalhista. É fundamental que o DP siga todas as instruções apontadas pela CLT para cada tipo de demissão.

Dessa forma, o empregador não precisa se preocupar com possíveis processos trabalhistas, que podem ser resultados de erros nessa etapa.

Quais as principais funções do Departamento Pessoal?

1. Cumprimento das leis trabalhistas

O DP é um setor importantíssimo para a garantia do cumprimento das leis trabalhistas. Ou seja, ele é o responsável por apurar se a legislação está sendo seguida de forma adequada e organizada pelos empregadores.

Isso é benéfico para toda a empresa, pois previne gastos desnecessários com multas e processos trabalhistas oriundos do não cumprimento das normas.

Além disso, por serem realizados por pessoal especializado, os processos do setor acabam sendo mais ágeis e acertados.

2. Documentação de Profissionais

Assim que um candidato é aprovado para ingressar em uma nova empresa, ele assina um contrato, certo? Bom, é o DP o responsável por elaborar todos os contratos de trabalho. Veja alguns exemplos:

Autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;

Empregado: contrato do tipo CLT, caracterizado por uma pessoa física contratada para prestar serviço a uma pessoa jurídica, mediante o pagamento de salário e de forma não intermitente;

Temporário: contratação de funcionário de uma empresa terceira, por um período predeterminado e sem vínculo empregatício;

Autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;

Estagiário: contratação com o objetivo de complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

Cada tipo de contrato tem suas especificidades e particularidades, por isso o DP tem como função simplificar todos os processos, tornando-os fluidos e rápidos.

3. Arquivamento de documentos

Como responsável pelo lado burocrático, o setor de DP deve manter um arquivo atualizado de todos os documentos importantes para a empresa.

É imprescindível que atestados médicos, documentos fiscais e outros arquivos estejam sempre seguros, garantindo que o empregador esteja sempre em dia com a legislação trabalhista.

4. Controle de Ponto e Jornada de Trabalho

Outra tarefa importante do departamento pessoal é fazer a gestão das jornadas de trabalho de seus colaboradores.

Desde a implementação das escalas de folga até o controle de absenteísmo, é fundamental que os gestores desse setor estejam atentos ao registro de horas do quadro de funcionários.

O setor de DP também é responsável por fazer a gestão do sistema de ponto adotado, verificando a necessidade de cadastro de novos colaboradores, avaliação de registros e de gerar relatórios de horas.

5. Folha de Pagamento

Essa talvez seja a mais conhecida função do Departamento Pessoal. Utilizando todas as informações recolhidas durante o mês, é de responsabilidade do setor preencher a folha de pagamento e os holerites dos funcionários.

Sendo assim, o DP deve estar atento ao controle de horas e possíveis proventos e descontos, além de seguir o calendário correto adotado pela empresa, a fim de agendar o pagamento dos colaboradores.

6. Gestão de Benefícios

Logo após a contratação dos colaboradores, o Departamento Pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.

Entre esses benefícios podem estar:

• vale-transporte;
• vale-refeição/alimentação;
• vale-cultura;
• convênio médico/odontológico;
• auxílio-creche;
• bolsa de estudos;
• GymPass etc.

O setor deve se responsabilizar por recolher a documentação necessária e fazer a gestão correta para que os colaboradores possam utilizá-los sem problemas.

7. Controle de Licenças e Férias

As férias e as licenças acabam diminuindo a força de trabalho disponível na empresa e, por isso, é importante que sejam administradas da melhor forma.

Portanto, é importante que os funcionários do DP entendam com clareza como podem criar uma escala de férias para o quadro de colaboradores, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que temporárias, em caso de licenças estendidas.

Como você deve imaginar, o setor também é responsável por criar e validar toda a documentação necessárias para que sejam cumpridas as regras trabalhistas envolvendo esses afastamentos.

8. Impostos, Taxas e Contribuições

Para se manter dentro das regras trabalhistas, o empregador deve manter todos seus impostos e contribuições em dia.

Sejam aquelas de caráter fiscal, ou as que dizem respeito aos colaboradores, é fundamental que todas as guias e pagamentos sejam feitos sem atraso.

Entre os impostos e taxas de responsabilidade do DP, estão:

• INSS;
• FGTS;
• CAGED;
• RAIS;
• DIRF.

Além disso, é importante que o setor também entenda quais dessas taxas são deduzidas da folha de pagamento dos funcionários e quais delas são de responsabilidade do empregador.

Quais são os Indicadores do Setor Pessoal?

Como vimos, o DP tem acesso a documentos e dados de todos da empresa, inclusive informações importantes aos gestores para o acompanhamento dos times. Empresas que entendem os dados e monitoram seus números conseguem identificar os pontos de melhoria e crescer de forma saudável.

É por isso que, assim como os demais setores, o DP também tem suas próprias métricas.

Veja abaixo alguns dos indicadores mais importantes.

1. Absenteísmo

Faltas em excesso costumam ser sinal de insatisfação, desmotivação ou mesmo problemas graves de saúde. É por isso que esses indícios precisam ser acompanhados de perto pelo RH e apurados pelo DP. Observando os números é possível apurar quantos atestados médicos foram entregues, bem como faltas injustificadas.

Esses indicadores servem, ainda, como dados para a avaliação de desempenho.

2. Turnover

O turnover é o cálculo do percentual de rotatividade de funcionários na empresa. Ele é apurado a partir da quantidade de rescisões assinadas em um determinado período de tempo. Entender e monitorar o turnover ajuda a empresa a oferecer condições mais favoráveis de trabalho, de modo a, cada vez mais, reter os talentos.

Além disso, melhora o processo de seleção, já que identifica qual o perfil mais adequado para ocupar determinada vaga.

3. Acidente de trabalho

Por meio da Comunicação de Acidentes (CAT), o DP consegue verificar as ocorrências e atuar de maneira focada na prevenção. Gerar esse documento também é importante para detectar se há algum tipo de falha ou negligência da empresa que esteja facilitando a ocorrência de acidentes ou, ainda, se faltou treinamento adequado para os profissionais.

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Fonte: Blog Tangerino