Serviços de mensagens não substituem o e-mail corporativo.

Com o avanço tecnológico, a interação entre empresas e contadores ou advogados ficou mais rápida devido ao uso de aplicativos como o WhatsApp. No entanto, essa facilidade não se aplica a qualquer situação. A troca de informações e de documentos exige controle
e segurança para evitar riscos fiscais e jurídicos.

Serviços de mensageria podem ser convenientes, mas não oferecem as mesmas garantias do e-mail corporativo. Devido às suas características e fatores de segurança, o endereço eletrônico é o meio mais recomendado para formalizar a comunicação. Pelos mesmos motivos, é menos suscetível a violações, favorecendo o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-SP), Carlos Alberto Baptistão, alerta que a substituição do e-mail corporativo pelo WhatsApp coloca em risco a proteção e a rastreabilidade das informações. “Embora o WhatsApp ofereça criptografia de ponta a ponta, ele pode não garantir o mesmo nível de segurança e controle que o
e-mail corporativo”, afirma.

Baptistão destaca a necessidade do uso consciente desses recursos. Nesse sentido, ressalta a importância de se adotar medidas de segurança, como ativar a verificação em duas etapas, utilizar criptografia de ponta a ponta e evitar o compartilhamento de informações sensíveis.
“Para garantir a conformidade com a LGPD, as empresas devem assegurar que todas as práticas adotadas, independentemente da ferramenta, estejam de acordo com as exigências legais”, orienta o dirigente. Ou seja, é necessário verificar se são observadas questões como consentimento para coleta de dados, transparência e inviolabilidade das informações.
Entre exemplos de outras ferramentas de comunicação, ele cita Microsoft Teams e Slack. No entanto, Baptistão reafirma que o e-mail corporativo oferece um controle mais rigoroso e é mais adequado para comunicações formais.

Validação jurídica

O endereço eletrônico é reconhecido pela capacidade de documentar a troca de informações. Como as interações ficam registradas, é possível recuperar fatos e identificar detalhes sobre a
transmissão dos dados De acordo com o presidente da Federação Nacional das Empresas
de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), Daniel Coêlho, o WhatsApp não é indicado para envio de dados ou documentos fiscais e contábeis. “Mensagens podem ser perdidas ou mal interpretadas, e a ausência de um histórico formal dificulta a rastreabilidade e a comprovação de comunicação”, comenta.
Coêlho recomenda o uso de plataformas que ofereçam criptografia, segurança nos dados e backup dos documentos. Outra sugestão do presidente da Fenacon é habilitar a confirmação de recebimento por plataformas com comprovantes de entrega. Nesse sentido, ele destaca o e-mail como a opção mais segura para documentos que requerem validade jurídica.
“O uso do WhatsApp pode ter implicações legais devido à falta de formalidade e regulamentação, não atendendo aos requisitos legais para envio de documentos fiscais e contábeis, que exigem canais oficiais e documentados”, avalia. “O e-mail fornece um registro
formal e rastreável, essencial para comprovar a entrega e o recebi mento de informações importantes”, compara.

A orientação se torna ainda mais relevante diante de situações que exigem comprovação legal. “A comunicação por e-mail é geralmente considerada mais formal e adequada para transações oficiais e documentos que exigem validade jurídica”, justifica Côelho. “O e-mail garante que as comunicações atendam às exigências legais e regulatórias, prevenindo problemas legais futuros”.

Em contrapartida, ele lembra que “a falta de um e-mail ativo com promete a comunicação com clientes e fornecedores, afetando o cumprimento de obrigações e aumentando o risco de litígios e disputas legais”. Entre a praticidade e a segurança jurídica, a prioridade ainda deve ser proteger a empresa.

Fonte: Revista Conmax ( out/nov 2024)