¿Cómo actúa Esocial?

Tiempo de lectura: 06 minutos

Todo profesional de R.H. sabe que la rutina de las obligaciones auxiliares en el área laboral consume un tiempo precioso.

Sabiendo esto, y con miras a incrementar la inspección de este tipo de información, el Gobierno Federal implementó eSocial para empresas.

Este proyecto tiene como objetivo integrar las diversas obligaciones laborales, de seguridad social y tributarias en un único sistema de control y entrega de información.

En este post entenderás mejor qué es eSocial, para qué sirve y cómo afecta la rutina de los departamentos de RRHH y también de las empresas y empleadores domésticos.

Además, conocerás los plazos para la adopción del sistema y las multas y sanciones en caso de incumplimiento de las fechas. ¿Vamos?

¿Qué es eSocial?

El Sistema de Contabilidad Digital de Obligaciones Tributarias, Previsionales y Laborales (eSocial) es un proyecto del Gobierno Federal que tiene como objetivo integrar los datos que generan las empresas en materia de obligaciones laborales accesorias, tributarias y previsionales, tales como pago al INSS, FGTS subsidio por enfermedad, entre otros.

El proyecto eSocial es de tal magnitud y complejidad que es una acción conjunta de diferentes órganos y entidades.

Entre ellos podemos mencionar: Secretaría de la Renta Federal de Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguridad Social – INSS y Ministerio de Trabajo y Empleo – MTE.

Cuando se complete la implementación del proyecto, eSocial se transformará en un sistema de nómina digital unificado, a través del cual la empresa proporcionará todos los datos relevantes a los trabajadores de los Órganos antes mencionados.

Esto facilitará la gestión de procesos, mejorará la seguridad de los datos y también proporcionará al Gobierno Federal información más precisa sobre el movimiento de trabajadores en el mercado laboral.

Además, eSocial para empresas tiene el gran objetivo de evitar la evasión fiscal y garantizar a los trabajadores el resguardo de sus derechos laborales y previsionales.

¿Por qué se creó eSocial?

Se pensó para simplificar la entrega de obligaciones, ya que los documentos ahora están reunidos en un solo sistema y en línea.

Estos documentos son:

• Lista anual de información social (RAIS);
• Declaración de Retención del Impuesto sobre la Renta (DIRF);
• Sistema de Información de Recaudación Empresarial y Seguridad Social FGTS (SEFIP)
• Registro General de Ocupados y Desempleados (CAGED).
• Esta recopilación de documentos en el sistema evita la presentación de cuentas duplicada y las inconsistencias de datos.

Surgió en 2014 para consolidar la base de datos del Ministerio de Trabajo, Hacienda Federal y Caixa Econômica Federal y tenía como principal objetivo: mejorar la forma en que las empresas transmiten su información al gobierno.

¿Quién debería unirse a eSocial?

Toda empresa o particular que contrate prestadores de servicios deberá registrarse en eSocial, siempre que esta contratación resulte en obligaciones laborales, previsionales o fiscales.

Esto significa que, además del control puntual del empleado doméstico, los empleadores individuales también deben enviar información a través de eSocial y conocer los plazos para enviar los datos.

En el caso de empresarios corporativos, deben incorporarse al eSocial empresas de distintos tamaños, sectores de actividad y valores de facturación.

Microempresas (ME), Pequeñas Empresas (EPP) y Microempresarios Individuales (MEI) con empleado también deben enviar su información accesoria a través del nuevo sistema.

Para el registro de empresas y prestadores de servicios en eSocial, es necesario informar sus datos identificativos y las actividades desarrolladas, tales como CPF, CNPJ, NIS, PIS / PASEP, declaración de impuesto sobre la renta y contrato social, entre otros.

Cambios para micro y pequeñas empresas
En la plataforma anterior, no se requería que las pequeñas empresas se unieran al sistema. Sin embargo, desde enero de 2020, las micro y pequeñas empresas se han insertado directamente en el sistema.

Para que el programa sea adecuado para estas empresas, se creó una plataforma específica para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Además, los empleadores de Simples Nacional, incluido el Microempresario Individual (MEI), también deben usar la plataforma e ingresar sus datos.

Cuando se dio a conocer la noticia de que se iba a renovar eSocial, mucha gente pensó que la plataforma se extinguiría por completo.

Sin embargo, lo que realmente sucedió fue la división del sistema. Ahora, hay un sistema para el IRS y otro para Trabajo y Bienestar.

Esta decisión surgió de la intención de simplificar y facilitar la navegación en la plataforma, ya que ahora tenemos una separación más específica de las obligaciones tributarias, laborales y de seguridad social.

¿Para qué sirve eSocial? ¿Qué obligaciones reemplaza el sistema?

Ahora que sabes qué es eSocial, debes estar preguntándote para qué sirve y qué obligaciones reemplaza este proyecto.

Aproximadamente 15 documentos que antes se entregaban por separado y de diferentes formas ahora están unificados en eSocial. Son ellos:

DIRF – Declaración de retención de impuestos sobre la renta;
GFIP – Guía de recopilación de datos de FGTS e información de seguridad social;
CAGED – Registro General de Ocupados y Desempleados;
RAIS – Lista anual de información social;
Libro de registro de empleados;
Nómina de sueldos;
Horario de trabajo;
MANAD – Manual de reglamentación de archivos digitales;
PPP – Perfil profesional de la seguridad social;
GRF – Guía de recopilación de FGTS;
CAT— Comunicación de accidentes laborales;
CD – Comunicación de despido;
GPS – Guía de seguridad social.

¿Cómo funciona eSocial?

Con eSocial, ahora se unifican los datos que antes se enviaban por separado y por diferentes medios, como papel o digital, a diferentes agencias.

Esto significa que las empresas deberán enviar datos laborales, previsionales y fiscales en medios digitales, a través de eSocial, en términos que varían según el tipo de obligación.

La admisión de empleados, por ejemplo, debe ser señalada hasta un día antes de la fecha de admisión.

Las desconexiones y avisos previos, a su vez, deberán ser enviados por el sistema dentro de los 10 días siguientes a la fecha de terminación o comunicación del aviso previo.

El período para señalar la licencia, por otro lado, varía según el motivo de la licencia.

Las empresas necesitan un certificado digital para firmar documentos electrónicos y poder enviarlos a través de eSocial.

Este certificado digital debe ser emitido por una organización autorizada por la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil).

La medida no es válida solo para empleados domésticos, MEI, asegurados especiales y Microempresas (ME) y Pequeñas Empresas (EPP) que opten por el Simples Nacional y con un solo empleado. En este caso, no necesita un certificado digital para acceder a eSocial.

¿Cuáles son las sanciones y multas de eSocial?

El incumplimiento de los plazos de eSocial puede generar observaciones y multas para las empresas.

Por tanto, es muy importante que las organizaciones se preparen para la adopción del sistema, tanto estructurando procesos eficientes como adoptando sistemas que faciliten el registro y organización de los datos que se deben enviar.

Falta de registro de empleados contratantes, cambios en los datos de registro y falta de exámenes médicos, entre otros, son algunos de los motivos que pueden derivar en multas para las empresas, de manera similar a lo que sucedió antes de la implementación de eSocial.

La multa por falta de exámenes médicos puede variar entre R $ 402,53 y R $ 4025,33 por empleado.

La omisión de datos de baja temporal, en cambio, puede llegar hasta R $ 181.284,63.

La multa por omitir datos sobre accidentes de trabajo puede variar entre los límites salariales mínimos y máximos de cotización y puede duplicarse en caso de reincidencia.

Consideraciones finales

Si tu empresa aún no está preparada para adoptar la nómina digital del Gobierno Federal, ¡presta atención a los plazos para no sufrir multas y sanciones!

¿Quieres conocer más información sobre eSocial? ¡Haga clic aquí y descargue el manual completo! [actualizado el 27/4/2021]

Fuente: Blog Tangerino