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Independente do ramo do negócio, as empresas possuem uma grande quantidade de processos diários que precisam de acompanhamento para garantir a eficácia dos mesmos. Que por sua vez, quando mal gerenciados podem prejudicar o Negócio como um todo.
Hoje mencionaremos uma ferramenta simples, porem bastante eficaz, em manter o nível de organização da Gestão dos Processos e na priorização na resolução de problemas (que possam aparecer também no dia a dia), neste artigo explicaremos sobre a ferramenta de Gestão Matriz GUT, e como aplicá-la em sua Empresa.
O que é o Método GUT?
O Método de Priorização GUT é uma ferramenta que visa na priorização da resolução de problemas por meio de 3 critérios básicos: Gravidade, Urgência e Tendência. Com o foco na definição de prioridades e na tomada de decisão.
Com a ferramenta, o responsável que fará o acompanhamento dos processos, irá atribuir os critérios de relevância ( Gravidade, Urgência e Tendência ), após a classificação, fica visível qual o procedimento que merece mais atenção no momento atual, tornando a análise dos processos de fácil interpretação e de forma mais intuitiva, sendo essencial para auxiliar na tomada de decisões.
O Método GUT foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, em 1981, e hoje é bastante integrado com outros métodos de Gestão da Qualidade Total. Como o foco principal do Método GUT está na priorização de qual item deve receber maior atenção, a ferramenta é utilizada juntamente com outras metodologias de Gestão, como por exemplo o ciclo de Gestão PDCA e análise de cenário SWOT.
Como posso aplicar o Método GUT em minha Empresa?
Antes de iniciarmos nesta questão, veja abaixo a funcionalidade dos 3 critérios básicos: Gravidade, Urgência e Tendência.
Gravidade
É necessário avaliar qual a seriedade do problema e como ele afeta a organização e as pessoas, a curto e a longo prazo. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, conforme abaixo:
1.Sem gravidade
2.Pouco grave
3.Grave
4.Muito grave
5.Extremamente grave
Urgência
De acordo com sua gravidade, é aqui que se analisa em quanto tempo o problema precisa ser resolvido para não ser agravado. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, conforme abaixo:
1.Pode esperar
2.Pouco urgente
3.Urgente, merece atenção no curto prazo
4.Muito urgente
5.Necessidade de ação imediata
Tendência
É o potencial que o problema tem de crescer e se agravar, prejudicando os processos.
A pontuação da tendência também varia de 1 a 5, conforme abaixo:
1.Não mudará
2.Vai piorar em longo prazo
3.Vai piorar em médio prazo
4.Vai piorar em curto prazo
5.Vai piorar rapidamente
Após identificarmos as pontuações de cada critério ( Gravidade, Urgência e Tendência ), faremos a aplicação da ferramenta diante a alguns problemas identificados na Empresa.
Exemplo de problemas:
- O setor não está acompanhando o crescimento da demanda de tarefas;
- Não está ocorrendo o cumprimento dos prazos previstos no Planejamento Estratégico;
- Carência de dados para tomada de decisão.
Em seguida, de acordo com a escala de pontuações, atribua a numeração de acordo com os 03 critérios (Gravidade, Urgência e Tendência):
- O setor não está acompanhando o crescimento da demanda de tarefas;
Gravidade 3, Urgência 4, Tendência 3;
- Não está ocorrendo o cumprimento dos prazos previstos no Planejamento Estratégico;
Gravidade 4, Urgência 4, Tendência 2;
- Carência de dados para tomada de decisão.
Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 4.
Após a atribuição das numerações, faremos a multiplicação de cada pontuação e assim chegaremos ao resultado final:
- O setor não está acompanhando o crescimento da demanda de tarefas;
Pontuação Final: 3 X 4 X 3 = 36
- Não está ocorrendo o cumprimento dos prazos previstos no Planejamento Estratégico;
Pontuação Final: 4 X 4 X 2 = 32
- Carência de dados para tomada de decisão.
Pontuação Final: 5 X 4 X 4 = 80
Conclusão
De acordo com a pontuação mais alta, o gestor deverá identificar qual dos problemas precisa de uma solução imediata. Juntamente com a sua equipe, um plano de ação deverá ser construído, de acordo com as necessidades e a participação dos envolvidos.
Conforme apresentado, o Método GUT é uma ferramenta efetiva em seu propósito: Identificar o que deve ser priorizado na resolução de problemas. De forma que, com a sua aplicação intuitiva, o Método GUT possui adaptação prática com diversos segmentos do Negócio, possuindo mais relevância quando trabalhada em conjunto com outras ferramentas e metodologias de Gestão.
