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A troca de informações é um pressuposto básico na relação entre clientes e contadores; quanto mais organizada for essa entrega, melhores serão os resultados para as empresas.

Até pouco tempo, o uso de malotes de documentos era algo comum na rotina dos escritórios de contabilidade. Os clientes guardavam comprovantes importantes, como duplicatas, boletos e Documentos de Arrecadação de Receitas Federais (Darfs), para enviá-los – uma vez por semana, a cada 15 dias ou no fim do mês – às assessorias. Como avanço tecnológico, outras possibilidades surgiram e até mesmo o cumprimento de obrigações acessórias passou a ser feito em ambiente digital.

Hoje, os clientes podem encaminhar uma série de informações por sistemas integrados, programas de transferência de arquivos e aplicativos para troca de mensagens. De um jeito ou de outro, o importante é que as informações estejam corretas e sejam encaminhadas com agilidade.

Sem conflito

Mais importante do que o meio escolhido para o envio dos documentos é o cuidado de controlar corretamente as informações, alerta o diretor do Sindicato dos Contabilistas de São Paulo (Sindcont-SP), Claudinei Tonon.

Ele comenta que um problema ainda comum é que as empresas, sobretudo as de pequeno porte, nem sempre concentram todas as movimentações bancárias na conta da pessoa jurídica. Ou seja, o proprietário do negócio realiza pagamentos ou recebe valores também em sua conta corrente pessoal.

O vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS), Celso Luft, explica que essa prática fere o Princípio da Entidade, que define que os recursos da pessoa física não se misturam com o da pessoa jurídica, preservando, assim, o patrimônio da organização. Ele orienta os empresários a fazerem retiradas da conta jurídica somente por meio do pró-labore ou lucro, que deve ser apurado previamente.

Ignorar essa recomendação, além de prejudicar o controle financeiro, pode gerar inconsistências nos cruzamentos de informações feitos pela Receita Federal. Por exemplo, semestralmente os bancos devem emitir a e-Financeira, uma declaração em que são informados os débitos e créditos totais ocorridos em contas bancárias de pessoas físicas e jurídicas (considerando valores acima de R$ 2 mil e R$ 6 mil, respectivamente).

Se os pagamentos e retiradas são feitos ora em uma, ora em outra conta, não é difícil imaginar que o saldo pode não bater com outras declarações importantes, como as de Imposto de Renda. Por isso, o controle precisa ser cada vez mais cuidadoso, já que os mecanismos de análise do fisco também são constantemente aprimorados.

Aliás, é graças à evolução nos sistemas que as empresas de contabilidade, atualmente, conseguem agilizar muitos processos, sem nem mesmo depender do envio de dados por parte dos clientes. É o caso, por exemplo, da importação de arquivos XML, o que pode ser feito diretamente do site das Secretarias de Fazenda estaduais. Dessa forma, o profissional tem acesso a todas as compras realizadas pela empresa, bastando fazer a conferência das informações para verificar se há alguma divergência.

Relação de documentos

Existe um conjunto de documentos e relatórios que devem ser encaminhados para as assessorias contábeis todos os meses. Dependendo da atividade ou da situação, podem surgir outras exigências. Além disso, qualquer notificação recebida pela empresa, tanto fiscal como trabalhista, deve ser encaminhada ao contador.

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